Documentazione dell'amministratore sempre in crescita

Archivio "storico" e archivio "attuale"

Nel coacervo di relazioni che l'amministratore è chiamato a curare con i condòmini e con i terzi assumono particolare importanza quelle che per necessità o per prassi si ritrovano espresse in documenti e atti (scritti).
Da un lato il rapporto con i condòmini è fatto di relazioni (ad es. la relazione che accompagna il rendiconto annuale), avvisi di convocazione di assemblee, notifiche, solleciti di pagamento, verbali assembleari, ecc; dall'altro lato, i rapporti con i fornitori danno luogo a contratti, ricevute, fatture, corrispondenza in genere, ecc. Tutto ciò rappresenta nel complesso la normale documentazione che l'amministratore è tenuto a gestire nell'espletamento del suo mandato.
La maggior parte della documentazione del primo tipo ha una funzione cosiddetta ad probationem, avendo soprattutto importanza in sede di impugnativa delle delibere o di insorgenza di liti giudiziali; c'è da considerare inoltre l'effetto della decorrenza dei termini previsti dalla normativa civilistica in materia di impugnativa (vedi art. 1137 c.c.), la costituzione in mora dei condòmini inadempienti, ecc.
I documenti del secondo tipo hanno in aggiunta alla funzione probatoria (dimostrazione degli avvenuti pagamenti) anche una funzione fiscale. Si può quindi affermare che l'attività dell'amministratore è funestata da un supporto cartaceo e documentale degno della più vetusta figura del "burocrate". La necessità di tale supporto è indiscutibile ed è per tale motivo che il lavoro del professionista deve essere attento ed oculato, spingendosi fino alla creazione di un vero archivio del condominio.
Non esistono molti obblighi normativi in materia di "organizzazione amministrativa" così come non esistono obblighi analoghi alla contabilità cosiddetta "ufficiale" (contabilità delle imprese commerciali), ma è senza dubbio necessario individuare ed applicare le direttive, le modalità e i criteri consigliati dall'esperienza e dal buon senso del professionista per ottimizzare l'organizzazione del proprio lavoro.
L'amministratore  in qualità di mandatario è anche il consegnatario degli atti e dei documenti riguardanti il condominio; egli è tenuto quindi alla loro conservazione e tale obbligo sussiste non solo per quelli creati sotto la propria amministrazione ma anche per quelli che si riferiscono alle passate gestioni.
All'uopo è utile rimarcare una netta separazione fra l'archivio storico e l'archivio attuale. Il primo riguarda tutti i documenti delle passate gestioni, mentre il secondo prende in considerazione tutti gli atti e i documenti della gestione corrente.
Questa separazione è utile per non confondere i carteggi. E' consigliabile dunque creare delle apposite cartelle ripartite per anno, in modo da creare un vero archivio cronologico. I condomini di grandi dimensioni o i condomini complessi (supercondomini) producono una notevole massa documentale nel corso di un singola gestione annuale e non sorprende se per ogni anno sorge la necessità di costituire una specifica cartella-archivio.
Tale necessità è diventata ancora più impellente viste le recenti novità fiscali che attribuiscono agli Uffici delle Imposte il potere di visionare la documentazione condominiale anche riferita ad anni precedenti (l'art. 21 comma 11 della Legge 449/97 ha modificato l'art. 32 del Dpr 600/1973 che disciplina i poteri agli Uffici delle Imposte, prevedendo la possibilità, a partire dal 1° gennaio 1998, di chiedere, agli amministratori di condominio, dati, notizie e documenti relativi alla gestione condominiale. Le fatture e gli altri documenti fiscali vanno conservati finché non decorre il termine per l'accertamento, cioè quattro anni dal dicembre dell'anno in cui si è presentata la dichiarazione o cinque nel caso di omessa dichiarazione dei redditi).
Quindi, l'archivio storico deve essere ben conservato presso lo studio (o luogo di lavoro) dell'amministratore, diciamo accantonato e pronto per l'uso in caso di necessità, mentre l'archivio attuale è quello che viene utilizzato nel corso del periodo gestionale (per periodo gestionale si intende il periodo amministrativo; è utile rimarcare la necessità di far coincidere detto periodo con quello di bilancio e quello di imposta, cioè dal 1° gennaio al 31 dicembre) e quindi deve essere prontamente disponibile per i bisogni e gli adempimenti quotidiani.
L'amministratore professionista deve osservare alla lettera il principio di conservazione di tutto l'archivio condominiale al fine di evitare la confusione tra documenti, cosa che renderebbe impossibile il prosieguo del suo lavoro. Può sembrare ovvio, ma è utile  sottolineare che il principio fondamentale di tenuta di tutto l'archivio è l'ordine.
I prodotti di cancelleria sono di notevole ausilio per l'assolvimento di questo delicato compito: cartellina, cartelle sospese, scatole archivio, ecc. sono strumenti utili e maneggevoli che vivamente si consigliano.
Anche le moderne tecnologie informatiche possono dare una mano al lavoro del "burocrate"; infatti non mancano softwares avanzati di "gestione condomini" che prevedono la cosiddetta gestione archivi, ma ciò non esime dalla conservazione di quella documentazione cartacea che deve essere necessariamente archiviata.
Ciò avviene soprattutto per la contabilità condominiale; infatti, il singolo professionista è libero di optare per una contabilità meccanizzata ma resta pur vero che i documenti giustificativi di spesa devono essere opportunamente classificati e numerati e possono formare nel loro complesso un vero registro; ed ancora si pensi ai contratti annuali stipulati con i fornitori: il computer può velocizzare la stesura di un contratto tipo, ma le firme apposite in originale rendono necessaria la conservazione di tali documenti.
La tecnologia informatica riduce i tempi e facilita il lavoro ma non riduce di molto la dimensione dell'archivio condominiale.

Dott. Walter Guazzo

Segr. Alac Napoli