Posizioni attive e passive, telefoni, atti notarili dei condòmini

Dati personali, non tutti si possono comunicare

Parere 19 maggio 2000

Nella riunione odierna, con la partecipazione del prof. Stefano Rodotà, presidente, del prof. Giuseppe Santaniello, vicepresidente, del prof. Ugo De Siervo e dell’ing. Claudio Manganelli, componenti e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;

Premesso che

a) sono pervenuti numerosi quesiti al garante relativi al trattamento dei dati personali in ambito condominiale;

b) i casi rappresentati presentano caratteristiche comuni e possono essere considerati nello stesso contesto;

c) in particolare, è stato chiesto al garante di precisare:

1) se sia lecito per l’amministratore chiedere ai condòmini copia delle pagine dell’atto notarile dalle quali verificare l’effettivo diritto di partecipazione all’assemblea condominiale e, in caso affermativo, se lo stesso amministratore abbia il dovere di partecipare l’aggiornamento di tali dati agli altri condòmini;

2) se sia legittimo per un amministratore di condominio comunicare al condomino richiedente l’elenco dei proprietari di singole unità immobilari, nonché dei conduttori in caso di trattazione in assemblea di argomenti per i quali sia richiesta anche la partecipazione di questi ultimi;

3) se la redazione e la comunicazione ai condòmini dei prospetti contabili con le relative posizioni attive e passive violi  la normativa a protezione dei dati personali;

4) se possano considerarsi dati personali i recapiti telefonici dei singoli condòmini pubblicati nell’elenco telefonico, e se sia  diversa la protezione di tali dati a seconda che l’utenza sia intestata al condomino o ad un familiare convivente.

Occorre premettere che, per quanto riguarda la normativa sulla protezione dei dati personali, i condòmini devono essere considerati contitolari di un medesimo trattamento dei dati di cui l’amministratore ha la concreta gestione.
La contitolarità nel trattamento rende lecita per ciascun condomino la conoscenza dei dati personali trattati presso il condominio ai sensi dell’art. 1117 e seguenti del codice civile, dati che sono raccolti ed utilizzati correntemente per le finalità riconducibili a tale disciplina.
In secondo luogo, si osserva che la legge n. 675/1996 non modifica la normativa relativa al condominio degli edifici rinvenibile al libro III, titolo VII, capo II, del codice civile e non preclude, quindi, l’applicazione delle norme in materia di costituzione dell’assemblea e di validità delle deliberazioni (articoli 1136 e ss. c.c).
Da dette norme discende la necessità di individuare con esattezza i nominativi dei condòmini in quanto essi rappresentano elementi indispensabili ai fini della regolare convocazione assembleare,  nonché per la verifica della validità delle stesse deliberazioni.
La normativa in materia non prevede espressamentre specifici accertamenti a cura dell’amministratore di condominio volti a verficare i registri immobilari ma, secondo la giurisprudenza, pone a carico dei singoli l’onere di dimostrare di avere titolo a partecipare all’assemblea (ad esempio, l’acquirente deve assumere iniziative atte a far conoscere all’amministratore di essere il nuovo proprietario: Cass., sez. II, 4 febbraio 1999, n. 985 e 20 marzo 1999, n. 2617).
La documentazione in tal modo acquisita può essere quindi messa a disposizione dei condòmini che ne facciano richiesta al fine di verificare la regolarità delle suddette procedure assembleari o per proporre eventuali impugnazioni delle deliberazioni.
Il regolamento di condominio può peraltro prevedere idonee modalità per verificare, anche periodicamente, la legittimazione dei singoli a intervenire all’assemblea o per aggiornare in sede assembleare i nominativi legittimati a partecipare alla stessa, anche previa esibizione di copia o estratti degli atti notarili.
Con l’occasione si osserva che vanno comunque rispettati i principi di pertinenza e non eccedenza sanciti dall’art. 9 della legge n. 675/1996 e che è, pertanto, possibile procedere a tale accertamento previo esame dei soli dati realmente necessari a verificare gli elementi idonei a individuare la titolarità dei singoli soggetti a partecipare all’assemblea e l’ammontare delle singole quote rappresentate. Resta, pertanto, ferma l’esigenza che il condominio, in particolare attraverso l’amministratore, adotti le dovute cautele per evitare che terzi non legittimati vengano a conoscenza dei dati.
Infine, in merito all’ultimo quesito formulato, va precisato che i numeri telefonici sono da considerarsi dati personali. La legge n. 675, infatti, detta una definizione ampia di dato personale che comprende qualunque informazione relativa a una persona fisica, identificata o identificabile, “anche indirettamente, mediante riferimento a qualsiasi altra informazione...” (articolo 1, comma 2, lettera c).
Gli estremi identificativi delle utenza telefoniche, intestate ai singoli condòmini o ai loro familiari,  non possono essere annoverati tra quelli oggetto di necessaria ed obbligatoria comunicazione all’interno del condominio, in quanto gli stessi non rappresentano elementi utili a determinare i diritti o gli oneri sulla cosa comune, né è rinvenibile alcun obbligo di legge in tal senso.
Resta peraltro ferma la possibilità per l’amministratore di condominio di comunicare i numeri di telefono ai condòmini richiedenti con il consenso degli interessati (articolo 11 della legge n. 675) e salve le eventuali disposizioni del regolamento di condominio, non rilevando la loro possibile pubblicazione sull’elenco telefonico presso cui possono, comunque, essere reperiti autonomamente dai condòmini interessati (e ovviamente scambiati tra gli stessi condòmini, configurandosi in tal modo un trattamento a fini personali che come tale non è soggetto all’applicazione della legge n. 675 ai sensi del relativo articolo  3).