Il problema della protezione dei dati personali

Privacy nel condominio
Il Garante detta le regole

Quattro domande, un unico parere. In una sua recente lettera informativa, il Garante della privacy ha affrontato il tema della riservatezza dei dati personali nel particolare ambito dell’amministrazione di un condominio, rispondendo “collettivamente” alle numerose richieste di chiarimento presentate su questo tema.

In particolare, il Garante ha spiegato che, ai fini della protezione dei dati personali, i condòmini sono da considerarsi contitolari di un unico trattamento, gestito in concreto dall’amministratore. Questi dovrà operare secondo i principi della pertinenza e non eccedenza previsti dalla legge 675/96, la cui applicazione non contrasta con gli articoli del codice civile dedicati all’amministrazione del condominio (anche in materia di costituzione dell’assemblea e validità delle deliberazioni) e quindi dovrà evitare di fornire a terzi non legittimati i dati gestiti per conto del condominio.
La contitolarità rende poi pienamente accessibili ai condòmini i dati personali trattati - per fini amministrativi interni - ai sensi degli articoli 1117 (Capo II, Del condominio degli edifici) e seguenti del Codice, anche per verificare la regolarità delle procedure assembleari e proporre eventuali impugnazioni delle delibere.
Secondo la prassi giurisprudenziale prevalente, infine, l’onere di provare il proprio diritto a partecipare all’assemblea spetta ai singoli condomini, mentre all’amministratore non tocca alcun particolare obbligo di verifica dei registri immobiliari.
Eventualmente, conclude il Garante, sarà il regolamento condominiale a prevedere le modalità di una verifica periodica di tale diritto di partecipazione, anche «previa esibizione di copia o estratti degli atti notarili».
Il parere espresso dall’Autorità per la privacy risponde anche al quesito se i recapiti telefonici dei singoli condòmini debbano essere considerati o no “dati personali”, e se siano sottoposti a diversa salvaguardia quando intestati ad un condomino titolare o ad un suo convivente.
Sul punto, il Garante ha chiarito la natura assolutamente personale del recapito telefonico, che in quanto tale non può rientrare «tra quelli oggetto di obbligatoria e necessaria comunicazione all’interno del condominio», anche perché essi non forniscono alcuna informazione utile sui diritti sulla cosa comune (come un atto di proprietà).
All’amministratore rimane comunque la facoltà (ove il regolamento non lo vieti) di fornire - con il loro consenso - i recapiti dei condòmini ad altri abitanti dell’edificio, dal momento che gli stessi possono essere recuperati facilmente e in ogni momento sull’elenco telefonico, ed essere liberamente scambiati tra coinquilini.
Nel parere, inoltre, si chiarisce che la legge sulla privacy non pone ostacoli all’applicazione delle norme del codice civile riguardanti il condominio degli edifici, sottolineando comunque la necessità che vengano raccolti e utilizzati solo i dati personali necessari alla gestione amministrativa della proprietà.
Viene pertanto eliminato ogni dubbio sulla possibilità da parte dell’amministratore di comunicare dati di bilancio o prospetti contabili sulle quote pagate e sulle eventuali morosità.
Per quanto riguarda l’accertamento del diritto dei condòmini di intervenire all’assemblea o il calcolo delle rispettive quote di proprietà ai fini della ripartizione delle spese e dell’esercizio del diritto di voto, l’Autorità ha poi precisato che l’amministratore può acquisire queste informazioni anche attraverso la preventiva esibizione da parte dei condòmini di una copia o di un estratto dell’atto notarile di proprietà.
In ogni caso, ribadisce il Garante, devono essere rispettati i principi di pertinenza e di non eccedenza previsti per il trattamento dei dati personali dalla legge sulla privacy. In base a questi principi, ha precisato l’Autorità, potranno quindi essere raccolti ed eventualmente archiviati anche ai fini del loro periodico aggiornamento solo i dati strettamente indispensabili alla convocazione o al funzionamento dell’assemblea (per esempio la proprietà o la superficie dell’immobile ai fini del calcolo dei millesimi), mentre non dovranno essere prese in considerazione altre informazioni come quelle riguardanti il prezzo pagato per l’acquisto dell’appartamento.
L’amministratore può mettere queste informazioni a disposizione dei condòmini che ne fanno richiesta e che potrebbero essere interessati a verificare la regolare convocazione di un’assemblea o ad impugnare le decisioni assunte, ma deve adottare le cautele necessarie per evitare l’accesso ai dati da parte di persone estranee.

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